Im Absolventenportal kann der Absolvent persönliche oder dienstliche Informationen aus seinem Werdegang insbesondere nach dem Studium bereiststellen. Sie können im Absolventenportal nach anderen Absolventen suchen und persönliche oder dienstliche Informationen einsehen. Sie können Nachrichten versenden sowie sichtbare Daten filtern, selektieren und exportieren.

Welche Informationsklassen kann man bereitstellen

• Persönliche Anschrift
• Dienstliche Anschrift, Firma und Position
• Persönlicher Kontakt (E-Mail, Telefon, Web)
• Dienstliche Kontakt (E-Mail, Telefon, Web)
• Persönliche Bilder bzw. News
• Dienstliche Bilder bzw. News
• Interessen und Werdegang

Kanäle für die Informationsbereitstellung

Die einzelnen Informationsklassen können differenziert für die folgenden Informationskanäle freigegeben werden: 

• Absolventen seines Studienganges,
• Absolventen seines Jahrganges
• Absolventen seiner Seminargruppe(n)
• Absolventen seiner Hochschule
• Alle registrierten Absolventen
• Seine ehemligen Dozenten
• Alle aktiven Studenten und Dozenten der Hochschule
• oder nur für organisatorische und statistische Zwecke der Hochschule
• eigendefinierte Gruppen*
• Gruppen in denen der Absolvent eingeladen wurde*

Die Informationsbereitstellung an andere Absolventen über das Absolventenportal setzt vorraus, dass diese selbst im Absolventenportal registriert sein müssen. Gleiches gilt für seine ehemaligen Dozenten.

Erweiterte Bereitstellung durch Gruppen

Bei der Erstellung von eigenen Gruppen können beliebige Absolventen, Studenten sowie auch Dozenten und Mitarbeiter der Hochschule eingeladen werden. Die eingeladenen Personen entscheiden selbst über die Annahme der Einladung.

*Der Absolvent kann eine eigene Gruppe als private oder geschlossene Gruppe deklarieren. Durch die Möglichkeit geschlossener Gruppen kann der Absolvent selbst Informationen von den anderen Gruppenmitgliedern empfangen. Bzw. kann er die durch andere erstellten geschlossenen Gruppen in denen er Mitglied ist als eigenen Informationskanal verwenden.

Der Absolvent behält den lesenden Zugang zu Hochschulinformationen entsprechend seiner Grundsberechtigungen und relationalen Berechtigungen während seiner aktiven Zeit als Student. 

Damit kann er Informationen einsehen, welche oftmals von der Hochschule nicht öffentlich zugänglich gemacht werden. Die folgende List zeigt einige softwareseitig vorgesehenen Möglichkeiten. Die konkret verbleibenden Berechtigungen und die dadurch sichtbaren Objekträume und Details werden aber immer durch die Hochschule festgelegt.

Relationale Berechtigungen

• Seine Seminargruppe. Unabhängig von der Registrierung im Absolventenportal kann er alle Studenten seiner ehemaligen Seminargruppe(n) namentlich einsehen.
• Seine Stundenpläne und einige archivierte Daten seines früheren Studiums (Einschreibungen, Noten) solange diese von der Hochschule nicht gelöscht werden.
• Seine selbst angelegten Gruppen.
• Seine Kurse und Lernressourcen.

Grundberechtigungen von Studenten

• Alle Seminargruppen. Es können alle aktuelle Studenten und E-Mail-Adressen aufgelistet werden.
• Personalbestand der Hochschule, insbesondere Kontaktinformationen (Telefonnummern, E-Mail-Adressen) und hochgeladene Bilder der aktuellen Mitarbeiter, Dozenten.
• Aktuelle Studienangebote (Studienablaufpläne und Moduldatenbank)
• Aktuelle Informationen aus dem Forschungsmanagement (Tagungsbeiträge, Forschungsprojekte)

Die Einsicht in Kontaktinformationen erstreckt sich nur auf die aktuellen Personen an der Hochschule, auch ohne dass diese im Absolventenportal registriert sind. Kontaktinformationen zu Absolventen bzw. ehemaliger Dozenten erfolgt dagegen nur auf Basis der Freigaben im Absolventenportals dieser Personen.

Zu guter Letzt ist die Hochschule selbst an der regen Teilnahme im Absolventenportal interessiert. Die Hochschule möchte selbst den Kontakt zu ihren ehemaligen Studenten aufrecht erhalten, z.B. aus folgenden Gründen:

• Einladung zu Absolvententreffen oder Ankündigung anderer Großveranstaltungen oder Tagungen.
• Befragung der Absolventen zur Qualität und Praxisverbundenheit ihres früheren Studiums sowie zur Bedarfslage und Anforderungen an die Hochschulen.
• Recherche und statische Untersuchungen über den beruflichen Werdegang und Tätigkeitsfelder ihrer früheren Studenten, insbesonder Firmen, Länder, Positionen.
• Verbreitung von Information über aktuelle Studiengänge, Zertifikate oder sonstiger Qualitäten der Hochschule insbesondere auch mit dem Ziel der Gewinnung von Studienbewerbern.

Warum sollten Sie sich registrieren

Als Student können Sie auch nach Ihrem Studium zeitlich unbegrenzt von vielen nicht öffentlichen Diensten und Datenbanken Ihrer Hochschule Gebrauch machen und den Kontakt zu Ihren Kommilitonen und Dozenten aufrecht erhalten. Die Möglichkeiten sind vergleichbar mit Ihren Berechtigungen während ihres Studiums an der Hochschule. Außerdem können Sie persönliche Daten selbst pflegen und anderen Nutzern freigeben, und sie können aktuelle Informationen von Ihrer ehemaligen Hochschule erhalten.

Weitere Informationen zu den Funktionen erhalten Sie unter Daten und Dienste im Alumniportal. Die Registrierung ist im Normalfall kostenfrei und kann während Ihrer Studienzeit mit wenigen Klicks durchgeführt werden, siehe Registrierungsabläufe.

Hintergrund der Registrierung

Durch die Registrierung bleibt Ihr Nutzerzugang zum Portal der Hochschule nach Beendigung Ihres Studiums bestehen, und die Relationen zu Seminargruppen und anderen Studenten, sowie zu Dozenten bleiben für Sie sichtbar. Bei der Registrierung im Alumniportal wird eventuell ein weiteres Nutzerkonto angelegt (anhängig vom Registrierungablauf, siehe auch Hinweise zum Nutzerkonto).

Wenn Sie die Registrierung nicht durchführen, verfällt normalerweise mit Beendigung Ihres Studiums ihr Nutzerzugang an der Hochschule bzw. die damit verbundenen Berechtigungen, so dass Sie auf einen öffentlichen Nutzer herabgestuft werden. Ihr Kontakt steht für andere Absolventen oder Personen innerhalb der Hochschule auch nicht mehr zur Verfügung.

Pflichte und Rechte

Wie in jedem Portal ergeben sich aus Ihrer Registrierung im Alumniportal für Sie neue Möglichkeiten aber auch die üblichen Pflichten als Teilnehmer in einem Netzwerk. 

Generell ist die Registrierung im Absolventenportal an ein Studium an der Hochschule gebunden, jedoch nicht an den erzielten Abschluss und das Ergebnis. Grundlegend bestimmen Sie selbst, ob, wann und wie lange Ihre Registrierung bestehen soll, welche persönlichen Daten sie hinterlegen, und welche Ihrer Daten andere Nutzer einsehen können. Die Verwaltung der Registrierung und der persönlichen Daten passiert an der Hochschule natürlich unter soliden sicherheitstechnischen Vorkehrungen. 

Bitte beachten Sie auch die gesonderten Festlegungen Ihrer Hochschule (Nutzerordnung für das Alumniportal). Darin ist die mindeste Studiendauer für die Registrierung sowie Pflichten ihrerseits und der Hochschule und die Verwendung der Daten geregelt.

Registrierung während des Studiums

Wenn sie die Möglicheiten des Alumniportals nutzen wollen, ist es am einfachsten, wenn Sie sich bereits als Student während ihres Studium online im Alumniportal registrieren. Dabei wird ihr Nutzerkonto verlängert bzw. Sie erhalten sofort ein dauerhaftes Nutzerkonto und ihr Datensatz wird im Alumniportal angelegt. Sie müssen lediglich die Nutzerordnung für Ihr dauerhaftes Nutzerkonto akzeptieren.

Nachträgliche Registrierung

Wenn Sie sich nicht während Ihres Studiums registriert haben, können Sie auch zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt Mitglied im Alumniportal werden. Allerdings ist dieser Vorgang dann etwas aufwendiger, da bei Neuanlegen Ihres Nutzerkontos die Verbindung zum archivierten Immatrikulationsdatensatz durch eine Identitätsprüfung neu hergestellt werden muss. 

Besonderheiten für Absolventen ältere Jahrgänge

Der Studentendatenbestand der Hochschule reicht normalerweise bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zurück, der durch die Einführung der EDV bestimmt wird (meistens zwischen 1985 und 1990). 

Viele Hochschulen haben natürlich eine weit zurückreichende Geschichte und möchten gerade auch die Absolventen vor der EDV-Ära für die Registrierung als Absolvent ansprechen. Daten über Absolventen sind dann in den Hochschulen oftmals nur in Papierform archviert. 

Bei der Registrierung in einem solchen Fall wird nachträglich ein elektronischer Absolventendatensatz erzeugt, nachdem die Daten des Antragstellers gegen verfügbare Unterlagen im Archiv der Hochschule geprüft wurden und ein früheres Studium als gesichert angesehen wird. Im weiteren wird dieser Vorgang als Registrierung ohne Matrikelnummer beschrieben.

Die Registrierungsmodis stellen sich wie folgt dar:

Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist im Regelfall erforderlich. Ber der Registrierung bekommt der Nutzer sein Portal-Login per E-Mail zugesendet. Die E-Mail-Adresse kann ausgelassen werden, wenn der Antragsteller/Nutzer ein Kennwort vorgibt bzw. eingibt. In dem Fall werden keine E-Mails versendet. Die Bestätigung der Portalordnung ist in allen Fällen Online möglich. Bei schriftlichen Anträgen (1) kann die Administration die Portalordnung bestätigen.

Identitätsprüfung

Nach der anonymen Online-Registrierung (Modus 3/4) muss die Admnistration den Eintrag prüfen. Es geht darum, festzustellen, ob sich der registrierte und das Nutzerkonto innehabende Nutzer tatsächlich mit der von ihm angegebenen Identität übereinstimmt (siehe oben). Im Fehlerfall wird die Registrierung rückgängig gemacht durch Löschen des Eintrages, siehe Identitätsprüfung.

Die Online-Registrierung während des Studiums ist die einfachste und schnellste Registierungsvariante. Diese ist mit wenigen Klicks und Eingaben vollständig abschließbar:

1. Die Studenten melden sich im Studentenportal bzw. Absolventenportal mit Ihrem aktuellen Login als Student an und gehen auf den Link Im Alumniportal registrieren (o.ä.). Den Link finden Sie auf der Startseite im Studentenportal oder Absolventenportal.
2. Im Registrierungsformular sind Name, Geburtsdatum, Matrikelnummer und Seminagruppe(n) voreingestellt und können nicht geändert werden. Bitte prüfen Sie die Daten. Sie sollten unbedingt angemeldet sein, anderenfalls wird der Registrierungsablauf für anonyme Nutzer gestartet, welcher wesentlich aufwendiger ist.
3. Geben Sie ihre E-Mail-Adresse ein. Diese E-Mail-Adresse kann später noch geändert werden. Mit Beendigung ihres Studiums sollte jedoch eine Adresse eingegeben werden, welche nicht verfällt.
4. Lesen Sie die Portalordnung und Klicken Sie auf das Optionskästchen, um diese zu akzeptieren. Den Link zur Portalordnung finden Sie ebenfalls vor. Falls Sie die Portalordnung nicht online akzeptieren können, müssen Sie diese ausdrucken und unterschrieben bei ihrer Hochschule abgeben (genaue Hinweise können Sie in der Portalordnung nachlesen).
5. Im Registrierungsformular sehen Sie auch Ihren Nutzernamen für das Alumni-Nutzerkonto, bzw. können diesen eingeben (konfigurationsabhängig).
6. Geben Sie Ihr Kennwort ein bzw. lassen Sie ein Kennwort generieren.
7. Geben Sie möglichst eine Frage-Antwort-Kombination ein, mit der Sie Ihr Kennwort rücksetzen können.

Nutzerkonto

Die Erstellung eines neuen Nutzerkontos (Alumni-Nutzerkonto) wird unter Umständen nicht angeboten, falls ihr bisheriges Studenten-Nutzerkonto nach dem Studium bestehen bleibt. Weitere Informationen erhalten Sie unter Hinweise zum Nutzerkonto.

Die schriftliche Registrierung ist dann sinnvoll wenn Sie sich während eines Besuches der Hochschule oder eines Kontaktes mit Hochschulmitarbeitern spontan im Absolventenportal registrieren wollen, oder ihnen kein Computerarbeitsplatz und Drucker zur Verfügung stehen. 

Sie benötigen einen leeres Antragsformular mit aufgedruckter Portalordnung, welches Sie von zu Hause ausgedruckt mitbringen oder sich an der Hochschule ausdrucken lassen oder im Dezernat Studienangelegenheiten bekommen können. 

1. Füllen Sie dieses Formular entsprechend der folgenden Informationen vollständig aus, wenn Sie eine Matrikelnummer an der Hochschule besitzen (siehe Informationen zur Registrierung):
   • Derzeitiger Name und Vorname
   • Matrikelnummer
   • Seminargruppe bzw. Studiengang bei Exmatrikulation*
   • Nachname bei Exmatrikulation
   • Geburtsdatum
   • Aktuelle E-Mail-Adresse für Verwaltungszwecke
   • Datum und Unterschrift
2. Schicken Sie den Antrag an die Hochschule oder geben Sie den Antrag bei der Hochschule ab (z.B. beim Pförtner oder am Außenbriefkasten)
3. Nach Eingang und Prüfung des Formulars wird Ihr Nutzerkonto eingerichtet und freigeschaltet und Sie erhalten eine E-Mail mit Ihrem Nutzernamen und Anfangskennwort. Nun können Sie die Funktionen des Absolventenportals benutzen.

Hinweise:

• Bitte machen Sie die Angaben möglichts vollständig, genau und leserlich, damit die Bearbeitung Ihres Antrages unkompliziert und schnell erledigt werden kann.
• *Machen Sie die Angabe der Seminargruppe bzw. Studiengang entsprechend ihres Wissensstandes. Die Angaben dienen eventuellen Recherchezwecken, wenn eine direkte Übereinstimmung ihrer Angaben zu Name, Matrikelnummer und Geburtsdatum mit den archivierten Daten nicht festgestellt werden kann.

Die Erstellung eines neuen Nutzerkontos (Alumni-Nutzerkonto) ist optional. Ein neues Nutzerkonto ist nur dann notwendig, wenn der Absolvent entweder noch kein Studentennutzerkonto hat oder sein Studentennutzerkonto mit Beendigung seiner aktiven Zeit an der Hochschule verfällt. Weitere Informationen zur Notwendigkeit für ein Alumni-Nutzerkonto erhalten Sie in der von Ihrer Hochschule veröffentlichten Nutzerordung des Alumni-Nutzerkonto. Wenn die Erstellung eines Alumni-Nutzerkontos angeboten wird, sollten Sie davon ausgehen, dass Sie dieses Nutzerkonto für ihren späteren Zugang brauchen. Sie können dieses Nutzerkonto jederzeit wieder löschen. Ihr Studenten-Nutzerkonto bleibt natürlich weiterhin für die Zeit Ihres Studiums gültig.

Erstellung und Nutzung des Alumni-Nutzerkontos

Um ein Alumni-Nutzerkonto zu erzeugen müssen Sie in der Registerkarte Registrierung lediglich ein Kennwort (und Kennwortbestätigung) eingeben oder die Option Kennwort generieren und zusenden aktivieren. Standardmäßig wird der Alumni-Nutzername immer vorgeschlagen. Das Nutzerkonto wird aber nur bei Vorhandensein eines Kennwortes erstellt.

Wenn Sie ein Alumni-Nutzerkonto erzeugen wird dieses sofort aktiviert. Wenn Sie sich mit Ihrem Alumni-Nutzerkonto angemeldet haben, haben Sie genau die selbe Identität und Berechtigungen wir mit Ihrem Studenten-Nutzerkonto. 

Achten Sie bei der Anmeldung mit dem Alumni-Nutzerkonto darauf, das für die Nutzerkonten verschiedene Anmeldedialoge vorliegen können. Den Anmeldedialog für das Alumni-Nutzerkonto finden Sie direkt auf der Startseite zum Alumniportal (siehe Abbildung unten). Die Anmeldung mit Studenten-Nutzerkonten erfolgt ofmals über das an Hochschulen verbreitete Shibboleth-Systems, wozu Sie auf eine Anmeldeseite umgeleitet werden.

Nutzername

Standardmäßig wird der Alumni-Nutzername aus Vorname, Nachname (zum Registrierungszeitpunkt) und Geburtsdatum gebildet. Der Nutzername besteht aus Kleinbuchstaben, Punkten, Bindestrich und Ziffern, Umlaute und Akzente wie ß, ö, é, è usw. werden ersetzt. Bei mehrfachen Vornamen (mit Leerzeichen getrennte Vornamen) wird der erste Vorname verwendet. Bindestriche in Vornamen oder Nachnamen werden in den Nutzernamen übernommen. Aufgrund dieser Regel können Sie Ihren Nutzernamen jederzeit wieder herleiten, z.B. max.mueller.24.10.1972

Eine vorliegende private Anschrift wird u.a. von der Hochschule verwendet, um zu besonderen Anlässen Kontakt zu dem Absolventen aufzunehmen. 

Die Aktualität der privaten Anschrift ist hauptsächlich vom Absolventen selbst sicherzustellen. Das System kann dazu beitragen, indem es dem Absolventen auf die Überprüfung seiner Anschrift hinweist, wenn dieser sich im APortal anmeldet.

Aktuell ist folgende Verfahrensweise implementiert:

• Bei jeder Bearbeitung der privaten Anschrift wird der Aktualitätszeitstempel gesetzt, weil man davon ausgeht, dass bei einer Bearbeitung eine Überprüfung durch den Bearbeiter erfolgt ist.
• Ist der Aktualitätszeitstempel älter als ein 1 Jahr, wird den Nutzer (Absolvent oder Administration) dies als Hinweis im APortal angezeigt. Der Nutzer kann diesen Hinweis wegschalten, indem er die angezeigte private Anschrift entweder bestätigt oder bearbeitet.

Ein Kontaktaufnahme per E-Mail mit dem Absolventen bei Ablauf der Aktualität wäre auch denkbar, ist aber nicht implementiert.

Anzeige des Aktualitätsstatus (Absolvent und Administration)

• Auf der Gesamtansicht des Absolventen wird unter Registrierungsstatus > Private Anschrift bestätigt der Status angezeigt.
• Es wird weiterhin angezeigt, wann und durch wen die letzte Bestätigung vorgenommen wurde, siehe Private Anschrift bestätigt am und Private Anschrift bestätigt von.

Folgenden zusätzliche Funktionen sind für die Administration vorhanden:

• Auf der Seite Administrationsfunktionen wird unter Abfragen mit Handlungsbedarf die Anzahl der abgelaufenen Aktualitätszeitstempel mir Link zur Suchseite angezeigt
• Auf der Suchseite Absolventen finden können über die Selektion Privatanschrift Timeout die abgelaufenen Aktualitätszeitstempel gefiltert werden.
• Die Administration kann durch Öffnen der Kontaktdaten und Betätigen von Speichern die Aktualität bestätigen. Der Aktualitätszeitstempel wird auf das aktuelle Datum gesetzt.

Ab Einführung der EDV an den Hochschulen besitzt jeder Student einen elektronischen Datensatz mit einer Matrikelnummer. Über diese Matrikelnummer werden Vorgänge des Studenten zu seiner aktiven Zeit geführt. Die Matrikelnummer ist außerdem mit dem Nutzerkonto des Studenten verknüpft. Das Absolventenportal ist eine Fortführung des Studentenportals, nur dass sich die Verfahrensweise der Mitgliedschaft ändert (Nutzerkonto werden ausgetauscht). Wenn sie Erstellung eine Nutzerkontos während des Studiums, also mit einem bestehenden Nutzerkonto erfolgt, stellt das System von sich aus sicher, dass das das neue Nutzerkonto die gleiche physische Person erhält.

Problem

Mit Ablauf des Nutzerkontos bei einer Exmatrikulation ist die Kopplung zwischen dem Datensatz und der physischen Person aufgehoben und auch mit elektronischen Mitteln nicht wieder herzustellen, insofern kein dauerhaftes Login im Alumniportal erzeugt wurde und auch keine dauerhafte Email-Adresse vorliegt.

Bei dem Versuch sich anonym zu registrieren, stellt das System bei korrekter Eingabe der Daten die Existenz eines entsprechenden Eintrages fest und erlaubt nicht die Neuerstellung eines Eintrages, wie es bei Absolventen ohne elektronische Aufzeichnungen der Fall ist. Im bisherigen Zustand mussten sich die Absolventen schriftlich registrieren oder mussten sich direkt an die Administration wenden um den Datensatz freizuschalten. Dieser Schutz dient zur Verhinderung von Mehrfacheintragungen und damit zur Sicherung der Datenqualität.

Eine korrekte Nutzereingabe der seitens der Hochschule vorliegenden Merkmale (Name, Geburtsdatum, Matrikelnummer, früheres Login) stellt eine gewisse Sicherheit dar, da die Informationen in ihrem Zusammenhang praktisch nur beim authentischen Nutzer vorliegen. Es kann aber nicht absolut sichergestellt werden, dass der Nutzer der den Besitz des Accounts erlangen möchte, auch tatsächlich der vorgegebene Absolvent ist und nicht die Daten eines anderen Absolventen eingegeben hat.

Ein durchgehende elektronische Lösung (abgesehen von Digitaler Signatur) ist nicht möglich. Es kann für jüngere Einträge mit dem NCC geklärt werden, inwieweit der Intranet-E-Mail-Account verwendbar ist, um dem Absolvent ein generiertes APortal-Account zuzusenden. Damit würde eine Identitätsprüfung vorliegen, wenn der Absolvent anschließend das zugesendete Account verwendet.

Lösung

Es wird der Status "Identitätsprüfung" eingeführt. Die Registrierung wird bei korrekter Eingabe der genannten Merkmale vorläufig vorgenommen und die Funktion des Portals für den Nutzer freigeschaltet. Die somit erstellten "nicht geprüften" Registrierungen werden nur angezeigt, funktionale Einschränkungen werden nicht auferlegt und ein automatischer Verwurf der Registrierung nicht durchgeführt.

Durchführung der Identitätsprüfung

Es obliegt der Administration, die Identitätsprüfung durchzuführen und daraufhin anzuerkennen oder zu verwerfen. Die Administration kann die Identitätsprüfung vornehmen:

• Durch Kontaktaufnahme zum Nutzer über die durch ihn eingetragene E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und Hinterfragen von studiumbezogenen Informationen.
• Ein Beweismittel vom Absolventen abzuverlangen (schriftlicher Antrag, Kopie Personalausweis, Studiendokumente, Zeugnis) nach dem über die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ein Sicherheitsparameter übermittelt wurde.
• Softwaretechnisch könnte eine Formular versendet werden, dass der Nutzer unterschrieben zurücksenden muss (nachgelagerter schriftlicher Antrag).
• Physischer Kontakt mit dem Absolvent (Absolvententreffen), Vorlage Personalausweis und Vergleich mit den Stammdaten zur Person. Rücksetzen des Nutzerkontos.

Beim Verwerfen werden alle Daten der Registrierung bis auf die nicht veränderlichen Stammdaten (die vorher existiert haben) gelöscht.

Auswirkungen im Datenmodell

Im Datenmodell wird zwischen identifizierenden Daten, Daten zur Registrierung und Mitgliedschaft und den Kontaktdaten unterschieden, welche bisher in einer Tabelle absolventen gespeichert werden. Die identifizierenden Daten werden mit dem Redesign in die Tabellen his_student und org_person verlagert. Diese Daten sind im Absolventenportal nicht änderbar. 

Bei der Registrierung wird der Eintrag in absolventen erzeugt. Bei Erlöschen der Registrierung nach dem Willen der Administration (z.B. beim Verwerfen einer nicht verifizierten Registrierung) oder des Absolventen wird dieser Eintrag gelöscht. Die bisherigen Einträge nicht registrierter Absolventen werden aus absolventen entfernt, da diese nun in his_student vorliegen.

Seminargruppenzugehörigkeit

Durch die Integration des Absolventenportals in das ECampus21-Datenmodell besteht die Möglichkeit der Verwaltung mehrfacher Seminargruppenzugehörigkeiten. Die Seminargruppenzugehörigkeiten werden dabei im Verlauf der Präsenszeit des Studenten automatisch aufgezeichnet. Der Absolvent hat die Möglichkeit, die primäre Seminargruppe festzulegen. Er kann keine Seminargruppenzugehörigkeiten hinzufügen.

Einzelselektion und Exportfunktionen

Es werden zwei Exportmöglichkeiten angeboten:

• CSV-Download: Daten werden als CSV-Datei ausgegeben.
• E-Mail verfassen: E-mail-Adressen werden an den integrierten E-Mail-Editor übergeben. Dort können die Adressen auch in ein externes E-mail-Programm übertragen werden (entweder die Funktion Standard-E-Mail-Editor verwenden, oder bei größeren Adresslisten die Adressen aus dem Feld Empfängeradressen kopieren).

Die Auswahl der Datensätze für den Export erfolgt über die Kontrollkästchen vor den einzelnen Namen. Für einen Export muss mindestens ein Datensatz ausgewählt sein. Dazu können die Kontrollkästchen einzeln oder mittels Alle auswählen können alle Einträge für das angezeigte Ausgabeblatt aktiviert werden. Anschließend kann man auf das nächste Ausgabeblatt weiterblättern und weitere Einträge zur Auswahl hinzufügen.

Um die gesamte Suchausgabe auszuwählen, können Sie die Ausgabegröße der Seite auf alle einstellen. Die Auswahlbox für Ausgabegröße befindet sich am Seitenende. Das gesamte Suchergebnis wird nun auf einem Blatt angezeigt. Anschließend mittels Alle auswählen alle Einträge des Suchergebnisses auswählen.

Datenfreigabe

Bei allen Anzeigen und Exportfunktionen wird aus Datenschutzgründen die Datenfreigabe des Dateninhabers berücksichtigt. Der Dateninhaber muss eine Freigabe erteilen, bevor andere Nutzer seine Daten einsehen können. Nicht freigegebene Daten werden beim Export entweder ausgelassen oder unkenntlich gemacht.

Für administrative Nutzer gilt diese Datenfreigabe nicht.

Für das Archiv werden die Verwaltungsfunktionen überarbeitet. Die Verwaltungsfunktionen sind zugänglich für Mitglieder der Gruppe Absolventen-Verwaltung (Eigentümer Prof. L. Winkler). Grundsätzlich werden dabei folgende Anwendungsfälle gesehen:

Verwaltungsseitige Recherche

• Anzeige von Neuzugängen Intranet-Online-Registrierung und öffentliche Online-Registrierung
• Recherche nach Name, Seminargruppe, Matrikelnummer bei Vorliegen eines Aufnahmeantrages mit Portalordnung/ einer unterschriebenen Portalordnung nach Online-Registrierung
• Anzeige Accounts mit fehlender Bestätigung der Portalordnung
• Anzeige fehlende E-Mail-Adressen und nicht überprüfte E-Mail-Adressen

Verwaltungsseitige Datenpflege

• Neueintrag (nur bei schriftlichem Aufnahmeantrag und negativer Recherche)
  • Eingabe der Stammdaten
  • Bestätigung der Portalordnung
  • Kennwortvergabe und Benachrichtigung der Freischaltung erfolgt automatisch
• Bestehende Einträge werden über die Suche und Registerkarte Stammdaten & Mitgliedschaft verwaltet. Folgende Tätigkeiten für bestehende Einträge sind dort möglich:
  • Bestätigung der Portalordnung
  • Kennwort manuell ändern
  • Kennwort zurücksetzen (wird per Mail-Adresse zugestellt)
  • Stammdaten ändern
• Persönliche Daten ändern: Die Änderung der persönlichen Daten in der Registerkarte Kontaktdaten und Profilierung sollte durch den Absolvent selbst erfolgen. Die Änderung durch die Verwaltung ist möglich, sollte jedoch nur im Ausnahmefall angewendet werden.
• Löschen
• Zusammenführen (noch zu untersuchen)